Eräs tilitoimistoyrittäjä ja hyvä ystäväni pyrki kovasti kauppaamaan asiakkailleen sisäisen laskennan palveluita – tuloksetta. Keskustelussamme esiin nousi maaginen sana: KPI eli Key Performance Indicator.
Kysyin häneltä, tietääkö hän, mitä tämä sana oikeasti tarkoittaa ja onko sillä oikeastaan juurikaan tekemistä taloushallinnon kanssa.
Sain kuunnella hetken pientä hämmentynyttä monologia kustannuspaikoista, raja-arvoista ja liikennevalomallista, mutta ääni oli hyvin epävarma. Asiaa ei oltu selvästikään mietitty loppuun asti.
Tilitoimistobisneksessä on paljon muotisanoja, joita halutaan myydä enemmän kuin ymmärtää. KPI on yksi niistä. Ja on erityisen tärkeää ymmärtää, että lyhenne KPI koostuu kolmesta sanasta:
- Key eli avain – eli jotain todella tärkeää ja merkityksellistä
- Performance eli suorituskyky
- Indikaattori eli mittari, joka osoittaa jotain jostakin toisesta asiasta
Eli KPI osoittaa jotain erittäin tärkeää ja merkityksellistä organisaation suorituskyvystä. Ne ovat suorituskyvyn avainmittareita.
Mutta mitä vaaditaan sille, että mittari mittaa nimenomaan suorituskykyä ja mikä tekee siitä avainmittarin?
KPI on aina ei-taloudellinen tunnusluku
Key Perfomance Indicator. Key. Se on kukkulan kuningas – erittäin tärkeä luku yrityksen toiminnalle. Yhden KPI:n lisäksi on joukko PI:tä eli Performance Indicator -tunnuslukuja. Ja sitten on iso joukko ihan muita indikaattoreita, jotka eivät liity suorituskykyyn.
Pyysin tilitoimistoa pyörittävää ystävääni pohtimaan sanaa performance eli suorituskykyyn liittyvä – ja mitkä tunnusluvut tilitoimiston käytännön toiminnassa indikoivat jotain tärkeää toiminnan laadusta ja tehokkuudesta.
Esiin nousi sellaisia asioita kuten
- Millä aikataululla asiakkaat toimittavat kirjanpitomateriaalin ja onko se täydellinen vai pitääkö sen perään kysellä.
- Kuinka nopeasti kirjanpidot valmistuvat siitä, kun kaikki materiaali on kasassa.
- Myöhästyykö kirjanpitoja ALV-päivästä ja vastaavat myöhästymiset muista velvoitteista.
- Kuinka tyytyväisiä asiakkaat ovat ja käsittelemättömien reklamaatioiden määrä.
- Kuinka paljon aikaa kirjanpitäjillä menee tilitoimiston sisäiseen työhön versus asiakastyöhön.
- Miten usein tarjouspyyntö johtaa uuteen sopimukseen.
Sitten tuli valaistumisen hetki. Nämä ovat kaikki ei-taloudellisia indikaattoreita!
Huomautin, ettei edes näistä mikään ole vielä KPI. Nämä ovat kyllä PI:tä, mutta eivät avainasemassa. Kirjaimista K edelleen loistaa poissaolollaan.
Mikä tekee indikaattorista avainindikaattorin?
Aidon KPI:n tunnistaa siitä, että johdolla pitää olla niihin reaaliaikainen näkymä ja jos poikkeamaan ei puututa heti, niin kipeää tekee. Jos yrityksen isoin asiakas alkaa yhtäkkiä reklamoimaan, niin ei se näy heti missään luvuissa, mutta yrittäjän pelkokertoimen on syytä nousta – ja tilanne on syytä korjata välittömästi!
KPI:t ovat aina luonteeltaan ei-taloudellisia. Ne ovat operatiivisia tunnuslukuja ja kertovat elävää tarinaa siitä, kuinka hyvin arjen toiminta pyörii. En ole vielä nähnyt ensimmäistäkään taloudellista tunnuslukua, jonka luokittelisin KPI:ksi.
Suorituskyky (performance) ja suoritus (result) eivät nimittäin ole samoja asioita. Taloudelliset tunnusluvut ovat kaikki suorituksia.
Ystäväni ei halunnut hyväksyä tätä. Jos KPI:t eivät ole taloushallinnon tunnuslukuja, niin tilitoimisto ei voi niihin liittyviä palveluja myydä. Kysyin häneltä, tietääkö hän, mikä on KRI eli Key Result Indicator.
Key Result Indicator vs Key Performance Indicator
Intuitiviisesti hän tiesi vastauksen heti ja näki asioiden yhteyden. KRI:t ovat taloushallinnon tunnuslukuja kuten tuotto sijoitetulle pääomalle, myyntikate ja varaston kiertonopeus. KPI:t ovat operatiivisia tunnuslukuja, joilla on suora yhteys KRI:n muodostumiseen. KPI on syy ja KRI on seuraus.
Puhuimme taloushallinnon roolista yrityksissä. Funktionaalisesti johdetuissa organisaatioissa taloushallinto on tiukasti tukifunktio ja usein väheksytty sellainen. Ja jos taloushallinto on omassa siilossaan ja siten erillään operatiivisesta toiminnasta, niin toisaalta näin kuuluukin olla. Sillä ei ole silloin juuri mitään tekemistä KPI:den kanssa. Tämä on tyly tosiasia.
Sitten tuli iso mutta.
Mutta.
Mutta jos organisaatio rikkoo siilot ja taloushallinnon osaaminen vapautetaan, niin ollaan hyvin erilaisessa tilanteessa.
KPI:t ovat mittaristo ja mittaaminen vaatii laskennan osaamista ja tunnuslukujen tuottaminen vaatii seurantajärjestelmän, mitattavat tapahtumat tulee tallentaa loogisesti ja johdonmukaisesti ja nämä pitää pystyä raportoimaan avainhenkilöille selkeästi ja ymmärrettävästi. Tämä kaikki on taloushallinnon ammattilaisen ydinosaamista!
”Siilojen rikkominen” on kuitenkin herkästi vain sanahelinää. Jos tilitoimisto haluaa tarjota KPI-projekteja ja seurantaa, niin se vaatii siirtymistä perinteisestä taloushallinnosta Strategiseen Taloushallintoon. Eikä se onnistu kurssittamalla kirjanpitäjiä päivän tai esittelemällä asiakkaille PowerPointeja. Strateginen Taloushallinto vaatii ymmärrystä markkinoinnista, myynnistä, HR:stä ja yrityksen käytännön arjesta ja se on syvällistä yhteistyötä asiakkaan kanssa, jonka korvien välissä kaikki tarvittava tieto todellisuudessa on.
Voivatko tilitoimistot tuottaa KPI-raportteja?
Perinteinen taloushallinto voi tuottaa KRI-raportteja. Key Results Indicators. Ja tämäkin vain siinä tapauksessa, jos työ on tehty erittäin hyvin, jolloin tuotetut luvut ovat oikeasti avainlukuja. Ne voivat olla tietyn kustannuspaikan myyntikate tai jonkin tuotesarjan palautusprosentti. KPI:t eivät kuitenkaan kuulu perinteisen taloushallinnon piiriin.
Tässä vaiheessa keskustelua ystäväni mieliala kääntyi selvästi alavireiseksi. Hän oli visioinut tilitoimistonsa nousevan sisäisen laskennan palvelujen ykkösnimeksi ja lyhenteestä KPI oli tullut yksi hänen lempilapsistaan. Se pitäisi kuitenkin nyt tiputtaa pois.
Jatkoimme kuitenkin keskustelua Strategisesta Taloushallinnosta ja mitä vaaditaan siltä, jos taloushallinto haluaa astua operatiivisen toiminnan puolelle. Ja tämä keskustelu jatkuu edelleen. Se ei ole lyhyt keskustelu.
Mutta nyt ystäväni tietää, mikä on KPI ja osaa selittää sen myös asiakkaalle. Ja se on jo iso askel.
Oletko eri mieltä?
Isotkin konsulttitalot puskevat toisinaan poikkeavaa määritelmää KPI:lle, jolloin KPI voi olla ja usein onkin mikä tahansa taloudellinen luku liikevaihdosta käyttökatteeseen. Tämä on vapaa maailma ja tosiasia on, ettei kukaan omista tätä määritelmää.
Itse en ole myöskään ylläolevaa kuvausta keksinyt tai eroa KPIn ja KRIn välillä. Määritelmä pohjautuu David Parmenterin yli 400-sivuiseen järkäleeseen KEY PERFORMANCE INDICATORS – DEVELOPING, IMPLEMENTING, AND USING WINNINGS KPIs. Määritelmä kirjassa on tämä:
”Key performance indicators (KPIs) are those indicators that focus on
the aspects of organizational performance that are the most critical for
the current and future success of the organization.”
Saat olla määritelmästä eri mieltä, mutta jos olet Business Controller tai ulkoistettu analyytikko, niin kannattaa kuitenkin aina kysyä itseltään, oletko raportoimassa raportoinnin vuoksi vai onko raporttien pohjalta mahdollista tehdä välittömiä johtopäätöksiä, jotka näkyvät käytännön arjessa.
On eri asia raportoida liikevaihdon muutos -25 % kuin reklamaatioiden kasvu +50 %. Nämä luvut ovat todennäköisesti kytköksissä toisiinsa, mutta toisen pohjalta on huomattavasti lyhyempi matka etsiä huonoille seurauksille se juurisyy, jonka voi korjata.
Koko KPI-raportoinnin idea on siinä, että vastuussa olevat henkilöt pystyvät nopeasti tarttumaan lähestyviin mahdollisuuksiin ja korjaamaan pahat ongelmat niiden ollessa pieniä. Siksi niihin pitää olla välitön ja reaaliaikainen näkymä – ja siksi ne pidetään erossa nice-to-know -informaatiosta.
Jos olet johtaja ja pohdit, mitä lukuja sinun yrityksessäsi pitäisi seurata ja miten niitä voidaan seurata, niin varaa alta aika 15 minuutin keskusteluun, niin käydään vaihtoehtoja läpi.