Strateginen TaloushallintoYleistä

Key Performance Indicators (KPI) – ne eivät ole mitä luulet

Eräs tilitoimistoyrittäjä ja hyvä ystäväni pyrki kovasti kauppaamaan asiakkailleen sisäisen laskennan palveluita – tuloksetta. Keskustelussamme esiin nousi maaginen sana: KPI eli Key Performance Indicator.

Kysyin häneltä, tietääkö hän, mitä tämä sana oikeasti tarkoittaa ja onko sillä oikeastaan juurikaan tekemistä taloushallinnon kanssa.

Sain kuunnella hetken pientä hämmentynyttä monologia kustannuspaikoista, raja-arvoista ja liikennevalomallista, mutta ääni oli hyvin epävarma. Asiaa ei oltu selvästikään mietitty loppuun asti.

Tilitoimistobisneksessä on paljon muotisanoja, joita halutaan myydä enemmän kuin ymmärtää. KPI on yksi niistä. Ja on erityisen tärkeää ymmärtää, että se koostuu kolmesta sanasta:

  1. Key eli avain eli jotain todella tärkeää ja merkityksellistä
  2. Performance eli suorituskyky
  3. Indikaattori

KPI on aina ei-taloudellinen tunnusluku

Key Perfomance Indicator. Key. Se on kukkulan kuningas – erittäin tärkeä luku yrityksen toiminnalle. Yhden KPI:n lisäksi on joukko PI:tä eli Performance Indicator -tunnuslukuja. Ja sitten on iso joukko ihan muita indikaattoreita, jotka eivät liity suorituskykyyn.

Pyysin tilitoimistoa pyörittävää ystävääni pohtimaan sanaa performance eli suorituskykyyn liittyvä – ja mitkä tunnusluvut tilitoimiston käytännön toiminnassa indikoivat jotain tärkeää toiminnan laadusta ja tehokkuudesta.

Esiin nousi sellaisia asioita kuten

  • Millä aikataululla asiakkaat toimittavat kirjanpitomateriaalin ja onko se täydellinen vai pitääkö sen perään kysellä.
  • Kuinka nopeasti kirjanpidot valmistuvat siitä, kun kaikki materiaali on kasassa.
  • Myöhästyykö kirjanpitoja ALV-päivästä ja vastaavat myöhästymiset muista velvoitteista.
  • Kuinka tyytyväisiä asiakkaat ovat ja käsittelemättömien reklamaatioiden määrä.
  • Kuinka paljon aikaa kirjanpitäjillä menee tilitoimiston sisäiseen työhön versus asiakastyöhön.
  • Miten usein tarjouspyyntö johtaa uuteen sopimukseen.

Sitten tuli valaistumisen hetki. Nämä ovat kaikki ei-taloudellisia indikaattoreita!

Huomautin, ettei edes näistä mikään ole vielä KPI. Nämä ovat kyllä PI:tä, mutta eivät avainasemassa. Kirjaimista K edelleen loistaa poissaolollaan.

Mikä tekee indikaattorista avainindikaattorin?

Aidon KPI:n tunnistaa siitä, että johdolla pitää olla niihin reaaliaikainen näkymä ja jos poikkeamaan ei puututa heti, niin kipeää tekee. Jos yrityksen isoin asiakas alkaa yhtäkkiä reklamoimaan, niin ei se näy heti missään luvuissa, mutta yrittäjän pelkokertoimen on syytä nousta – ja tilanne on syytä korjata välittömästi!

KPI:t ovat aina luonteeltaan ei-taloudellisia. Ne ovat operatiivisia tunnuslukuja ja kertovat elävää tarinaa siitä, kuinka hyvin arjen toiminta pyörii. En ole vielä nähnyt ensimmäistäkään taloudellista tunnuslukua, jonka luokittelisin KPI:ksi.

Suorituskyky (performance) ja suoritus (result) eivät nimittäin ole samoja asioita. Taloudelliset tunnusluvut ovat kaikki suorituksia.

Ystäväni ei halunnut hyväksyä tätä. Jos KPI:t eivät ole taloushallinnon tunnuslukuja, niin tilitoimisto ei voi niihin liittyviä palveluja myydä. Kysyin häneltä, tietääkö hän, mikä on KRI eli Key Result Indicator.

Key Result Indicator vs Key Performance Indicator

Intuitiviisesti hän tiesi vastauksen heti ja näki asioiden yhteyden. KRI:t ovat taloushallinnon tunnuslukuja kuten tuotto sijoitetulle pääomalle, myyntikate ja varaston kiertonopeus. KPI:t ovat operatiivisia tunnuslukuja, joilla on suora yhteys KRI:n muodostumiseen. KPI on syy ja KRI on seuraus.

Puhuimme taloushallinnon roolista yrityksissä. Funktionaalisesti johdetuissa organisaatioissa taloushallinto on tiukasti tukifunktio ja usein väheksytty sellainen. Ja jos taloushallinto on omassa siilossaan ja siten erillään operatiivisesta toiminnasta, niin toisaalta näin kuuluukin olla. Sillä ei ole silloin juuri mitään tekemistä KPI:den kanssa. Tämä on tyly tosiasia.

Sitten tuli iso mutta.

Mutta.

Mutta jos organisaatio rikkoo siilot ja taloushallinnon osaaminen vapautetaan, niin ollaan hyvin erilaisessa tilanteessa.

KPI:t ovat mittaristo ja mittaaminen vaatii laskennan osaamista ja tunnuslukujen tuottaminen vaatii seurantajärjestelmän, mitattavat tapahtumat tulee tallentaa loogisesti ja johdonmukaisesti ja nämä pitää pystyä raportoimaan avainhenkilöille selkeästi ja ymmärrettävästi. Tämä kaikki on taloushallinnon ammattilaisen ydinosaamista!

“Siilojen rikkominen” on kuitenkin herkästi vain sanahelinää. Jos tilitoimisto haluaa tarjota KPI-projekteja ja seurantaa, niin se vaatii siirtymistä perinteisestä taloushallinnosta Strategiseen Taloushallintoon. Eikä se onnistu kurssittamalla kirjanpitäjiä päivän tai esittelemällä asiakkaille PowerPointeja. Strateginen Taloushallinto vaatii ymmärrystä markkinoinnista, myynnistä, HR:stä ja yrityksen käytännön arjesta ja se on syvällistä yhteistyötä asiakkaan kanssa, jonka korvien välissä kaikki tarvittava tieto todellisuudessa on.

Voivatko tilitoimistot tuottaa KPI-raportteja?

Perinteinen taloushallinto voi tuottaa KRI-raportteja. Key Results Indicators. Ja tämäkin vain siinä tapauksessa, jos työ on tehty erittäin hyvin, jolloin tuotetut luvut ovat oikeasti avainlukuja. Ne voivat olla tietyn kustannuspaikan myyntikate tai jonkin tuotesarjan palautusprosentti. KPI:t eivät kuitenkaan kuulu perinteisen taloushallinnon piiriin.

Tässä vaiheessa keskustelua ystäväni mieliala kääntyi selvästi alavireiseksi. Hän oli visioinut tilitoimistonsa nousevan sisäisen laskennan palvelujen ykkösnimeksi ja lyhenteestä KPI oli tullut yksi hänen lempilapsistaan. Se pitäisi kuitenkin nyt tiputtaa pois.

Jatkoimme kuitenkin keskustelua Strategisesta Taloushallinnosta ja mitä vaaditaan siltä, jos taloushallinto haluaa astua operatiivisen toiminnan puolelle. Ja tämä keskustelu jatkuu edelleen. Se ei ole lyhyt keskustelu.

Mutta nyt ystäväni tietää, mikä on KPI ja osaa selittää sen myös asiakkaalle. Ja se on jo iso askel.

0 0 Äänestä
Artikkelin arvosana
Tilaa
Ilmoita
guest
0 Kommentit
Inline Feedbacks
Katso kaikki kommentit